Country: Honduras
Closing date: 15 Mar 2018
FHI 360 busca un Asistente Administrativo y de Subvenciones para un programa del fortalecimiento de la sociedad civil y los medios de comunicación en Honduras. El proyecto se enfocará en: la capacitación y fortalecimiento de la sociedad civil; la capacitación y fortalecimiento de los medios de comunicación y periodistas; mejorar el entorno propicio; y facilitar la colaboración entre la sociedad civil, los medios de comunicación, y el gobierno.
Responsabilidades Laborales:
Como Asistente Administrativo y de Subvenciones tendrá que:
- Fungir como recepcionista de oficina;
- Asistir al Gerente de Finanzas y otro personal con tareas diarias administrativas, de logística y relacionada a subvenciones;
- Conocer procedimientos y políticas departamentales y organizacionales para poder informar a cualquier entidad sobre programas, funciones y servicios ofrecidos;
- Responsable de funciones administrativas diarias como: preparar documentos y reportes, utilizar tecnología de la oficina, recopilar récords, organizar y mantener archivos, encargarse de ayudar a visitantes como a empleados, distribuir la correspondencia de la oficina y hacer fotocopias de documentos cuando se necesiten;
- Recopilar y verificar data, resumir y reconciliar información o datos financieros, manejo, cotejo y mantenimiento de archivos financieros;
- A cargo de contestar llamadas del cuadro telefónico, transferir llamadas y tomar mensajes detallados;
- Proveer asistencias administrativa a los empleados que necesiten fotocopiar, enviar facsímiles y envíos de correspondencia;
- Apoyar administrativamente a todos los empleados de la oficina;
- Preparar y cotejar documentos, presentaciones, reportes, base de datos y gráficas en formato digital;
- Mantiene inventario de materiales para la oficina y los distribuye a los empleados cuando sea necesario;
- Coordina reuniones de proyecto (con personal y/o clientes) y se encarga de logísticas de las mismas;
- Maneja todo envío y recibo de correspondencia de la oficina;
- Puede manejar proyectos especiales de la oficina, análisis de data y reporte, y otras tareas que se le deleguen.
Calificaciones:
- Bachillerato
- Buenas habilidades de organización
- Al menos dos (2) años de experiencia trabajando en cargo administrativo
La descripción de este trabajo resume las responsabilidades principales de la posición. No prescribe ni restringe las responsabilidades y deberes exactas que pueden asignarse para llevar a cabo el trabajo. Este documento no debe interpretarse de ninguna manera como un contrato de trabajo. La administración reserva el derecho de revisar este documento en cualquier momento.
Para solicitar al puesto, por favor enviar su CV y expresión de interés a: SCSHondurasempleos@fhi360.org.
FHI 360 seeks an Administrative/Procurement Officer for a USAID civil society-strengthening and media program in Honduras focused on anti-corruption and transparency. The project will focus on: civil society capacity strengthening; coalition building; developing tools for measuring government accountability and transparency; enabling environment improvement; and collaboration among civil society, government, and media actors.
Responsibilities:
The Administrative Assistant will:
- Serve as the Receptionist (front desk) of the project
- Assist the Finance Manager and other project staff with day-to-day administration, logistical and procurement tasks.
- Require knowledge of organizational and departmental policies and procedures in order to communicate information involving programs, functions, and services.
- Preparation of documents and reports, the use of office technology, compiling records, organizing and maintaining files, posting information, greeting/referring/assisting others, mail distribution, and photocopying.
- Collecting and verifying data, summarizing and reconciling information or financial data, records management, review and processing, research and inventory.
- Answers phones.
- Takes messages or fields/answers routine and non- routine questions.
- Provides information to callers.
- Provides administrative support to staff for copying, faxing and large- scale mailings.
- Responds to staff requests for administrative support as needed.
- Sets up and maintain files, prepares reports, presentations and graphics, provides employees with office supplies, performs data entry, proofreads, and compiles special reports.
- Receives and distributes incoming mailing and coordinates outgoing mail, including courier services, postage meter account, and interoffice mail distribution.
- Schedules meetings and meeting arrangements.
- Prepares and maintains documentation, plans, reports, schedules, databases, spreadsheets, logs, etc. to support functions.
- May handle special projects and execute research and data analysis tasks.
Qualifications:
- High School/GED Diploma or its International Equivalent
- Strong organizational skills
- At least two (2) years of experience working in an administrative capacity
This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
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