I. Resumen del Puesto:
Como miembro del Equipo de Operaciones del Programa de País (CP) el/la Gerente de Operaciones brindará liderazgo y administrará las funciones operativas de Administración General, aspectos Legales y de Cumplimiento, Tecnología de la Información, Comunicaciones y Gestión de la Flota de CRS - en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Promoverá la administración de recursos, asegurará alto nivel de cumplimiento, apoyará al Jefe de Operaciones para gestionar los riesgos de manera proactiva y dirigirá mejoras operativas.
II. Responsabilidades del Puesto:
· Contribuye a la planificación y programación estratégica del CP aportando elementos en inversiones necesarias para la capacidad operativa – sistemas, procesos y personal – que cumpla con los estándares de CRS, los requisitos de los donantes y regulaciones locales
· Representará a CRS cuando sea necesario y por delegación del SMT.
· Planifica, integra, coordina y controla actividades administrativas y operacionales del día a día en CRS Honduras para asegurar que se entreguen todos los servicios de apoyo a su cargo con alta calidad y de manera eficiente. Abordará problemas en donde haya que adaptar el apoyo operativo para programación compleja.
· Apoyará al HoP con programas piloto de iniciativas para operaciones nuevas que requieran la implementación de estándares y sistemas nuevos.
· Apoyar al HoP en los aspectos de cumplimiento monitoreados a través del Dashboard de Cumplimiento que lleva HQ a través de los registros en el sistema Gateway.
· Apoyar al HoP en la revisión de los SubAcuerdos y Enmiendas con entidades socias, en base a los lineamientos de las políticas y de los asesores legales de CRS (OGC).
· Colaborar con guías para la administración adecuada de fuentes materiales. Anticipar, identificar y abordar desafíos que afecten la administración correcta, el riesgo y la utilización óptima de activos y recursos (financieros, humanos y materiales) del programa.
· Administrar y supervisar el talento a su cargo de manera efectiva, gestionando dinámicas de equipos y bienestar del personal. Brindar coaching, diseñar planes individuales de desarrollo y completar gestión de desempeño para supervisados directos. Controlar y evaluar desempeño para asegurar capacidad para apoyo exitoso de programación de alta calidad. Contribuir con Gerencia de Recursos Humanos con planes de dotación de personal y procesos de reclutamiento de personal sénior, relacionado con su puesto.
· Supervisar cumplimiento con requisitos de la agencia y de los donantes y de las leyes y regulaciones locales por medio de revisiones periódicas de sistemas, revisión y evaluación de políticas administrativas y procedimientos del CP.
· Crear y mantener las condiciones adecuadas para aprender. Establecer un ambiente seguro para compartir ideas, soluciones y dificultades y la capacidad de detectar, analizar y responder rápidamente a deficiencias pequeñas. Ofrecer guía en el fortalecimiento de capacidades para equipos y socios de proyectos, lo cual incluye aprendizaje inter - departamental.
· Gestionar todos los aspectos de tecnología de la información y comunicación del programa de país que implica mantener registros de equipo asignado al personal, gestionar nuevas solicitudes de equipo y actualizaciones, control de requerimientos de asistencia técnica del técnico de IT para el personal de CP a través del servicio de Service Desk, revisión del Dashboard de cumplimiento de GKIM en cuanto a las actualizaciones y aplicaciones que todo equipo de CRS debe tener.
· Gestionar en coordinación con equipo de Cadena de Suministros los inventarios de bienes de uso en la oficina central de CRS y oficinas de proyecto, equipo de diferentes tipos, redes, mobiliarios, etc. (incluye pilotaje de PIC para FY2022). El Gerente de Operaciones debe asegurarse que SCM-Compras ofrece a IT todos los detalles sobre el tipo de equipo o mobiliario comprado y del origen de los recursos (POET, nombre del proyecto, Donante, comentarios especiales sobre los requerimientos de disposición del donante).
· Liderar el proceso de re-organización y gestión de la Flota de CRS Honduras para brindar un servicio adecuado a los programas y enfatizando en la seguridad del personal, con énfasis en establecer los sistemas y procesos requeridos para asegurar que contamos con el personal requerido para un servicio de calidad y en base a las políticas y procesos de CRS. Todos los sistemas, procesos y gestión del personal relacionado con el manejo de la Flota de CRS y las coordinaciones que se necesiten con otros departamentos, estará bajo la responsabilidad del Gerente de Operaciones y de manera periódica brindara informes sobre los avances y los desafíos y alternativas de solución para mantener una flota segura y eficiente.
· Liderar / gestionar todos los aspectos de apoyo administrativo, manejo de espacios, mantenimiento de archivos, procesos de pagos recurrentes, como rentas, servicios públicos ente otros.
· Supervisar y brindar apoyo a las gestiones legales requeridas por CRS en Honduras para los programas y proyectos y las gestiones administrativas, financieras, de Recursos Humanos, de Flota y de Cadena de Suministros que incluye la gestión de impuestos y dispensas.
· En colaboración con la Oficina Regional, diseñar, implementar y mantener sistemas de administración, políticas, procedimientos estándares y directrices para las operaciones en el país compatibles con las normas de CRS, las necesidades de los donantes y la realidad local del País.
· Asegurar servicios administrativos, logísticos y de IT eficientes de apoyo para las Unidades de Programas, oficina de País, socios y proveedores.
III. Antecedentes, Experiencia y Requisitos:
Educación y Experiencia
· Grado de maestría en Administración de Empresas, Finanzas o campo relevante es requerido.
· Mínimo de 5 años de experiencia laboral en una posición gerencial con responsabilidades cada vez mayores es requerido. Experiencia con una ONG nacional o internacional.
· Experiencia adicional podría sustituir algo de la educación; educación adicional podría sustituir algo de experiencia.
· Experiencia en gerencia de oficina y administración, tal como recursos humanos, IT, administración, Flota y logística.
· Por lo menos tres años de experiencia en dirección de equipos diversos y enfocados a proveer servicios. Experiencia en desarrollo de capacidades que conduzcan a un entorno de aprendizaje es altamente deseado.
· Dominio de las leyes administrativas locales (incluso las laborales), obligaciones y compromisos contractuales de acuerdo con ley.
· Experiencia en elaboración de presupuestos y análisis de presupuestos/gastos.
· Conocimiento de regulaciones de varios donantes públicos, incluyendo USDA y/o USAID, es deseable.
· Conocimiento en controles internos y procesos de auditoría (por ejemplo, compras, contratos con contratistas locales, etc.).
· Capacidad de representar a la agencia según sea requerido.
· Dominio de paquete MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), Aplicaciones de Conferencia en Línea y sistemas de información gerencial y de presupuestos.
Habilidades Personales
· Excelentes habilidades estratégicas, analíticas, de pensamiento sistémico y de resolución de problemas, con capacidad de ver la imagen completa para ejercer juicios razonables y tomar buenas decisiones.
· Fuertes habilidades de gestión de relaciones. Capacidad de trabajar de manera colaborativa
· Habilidades de liderazgo de equipo
· Conducta ética de acuerdo con códigos de ética profesionales y organizacionales reconocidos
· Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
Lengua Extranjera requerida: Inglés intermedio escrito, hablado y leído.
Disponibilidad para viajar: 25% a las zonas de intervención de los proyectos de CRS HN.
How to apply:
Para aplicar: Enviar su Carta de Interés y Currículo vitae (3 hojas máximo) actualizada a Recursos Humanos CRS HN a la siguiente dirección: reclutamiento_hn@crs.org con el nombre de la vacante “Gerente de Operaciones” en el asunto.